Por: Andrés López Quiroz

Efectuar el cambio de plataforma informática de una empresa u organización conlleva un gran impacto en la forma que desarrolla sus actividades, a continuación un breve listado de preguntas que se deberían tomar en cuenta antes de comprar un nuevo sistema informático, sea este de tipo administrativo, operativo o de gestión.

Qué problema tengo con el actual sistema? Que quiero cambiar?

• El software que tengo ya no tiene soporte, no me permite imprentar nuevo hardware, no me ayuda a controlar mejor, los reportes que tengo ahora no me sirven, no se conecta con el resto de software que tengo, solo puedo ver la información desde mi oficina, no está la información actualizada o en línea, dependo de muchos procesos informáticos para obtener un resultado.
• Quiero que sea más rápido, más amigable para los usuarios, que me permita ser flexible en mis procesos, que no se pierda la información, que pueda saber quien hizo algún proceso/registro erróneo, que alerte sobre procesos en problemas o lentos, que presente indicadores claves, que reduzca el uso de documentos físicos, que me diga en que paso esta el proceso, que pueda ver la información desde la web.

Pueden existir varios tipos de respuestas, entre ellas funcionales, técnicas, estratégicas, etc., pero todas las respuestas que obtenga deben ser transformadas en necesidades y especificaciones a detalle, que tienen que ser satisfechas por el nuevo software.

Mientras más detalladas sean las necesidades y las especificaciones, mejor será el resultado que se obtendrá. Si no se puede describir el problema que tiene o qué desea cambiar, el proveedor del software no podrá satisfacer sus necesidades, y muy probablemente entrará en un conflicto, porque el entregable del proveedor no cubre el alcance que esperaba Usted.

Si el proveedor de software tiene como objetivo ser el gestor de la solución de sus problemas informáticos o su socio en el cambio que desea implementar, le presentará todas aquellas novedades que observa en su proceso interno, y que puedan poner en riesgo el éxito del proyecto.

Tengo los recursos necesarios para cambiar de Software?

Muchas veces esta pregunta es contestada con el simple análisis financiero acerca de si hay o no dinero para la compra, dejando de lado saber si tiene el personal suficiente y adecuado (conocimiento) para gestionar el cambio, o si dispone del tiempo para gestionar el cambio de forma oportuna.

La asignación de recursos internos, sean estos tangibles o intangibles, es tan importante como la definición necesidades o soluciones.

Software listo o desarrollo a medida?

A continuación varias consideraciones para dar una respuesta acertada:

• El Software listo suele ser más conveniente económicamente que un desarrollo a medida.
• El desarrollo a medida cubre de mejor forma la solución de problemas o generación de cambios.
• El desarrollo a medida exige mayor esfuerzo y madurez de la organización, en vista que se debe saber muy bien y a detalle que se necesita.
• El software listo no genera ventajas competitivas ni comparativas, porque así como Usted tuvo acceso a este… todos los demás también, el desarrollo en ciertas condiciones si podría generar ventajas.
• El desarrollo a medida expone de cierta forma el “Know How” de la empresa u organización, el software listo presenta prácticas habituales.
• El software listo tiene menor tiempo de implementación que el desarrollo a medida.
• El software listo presenta menos fallas en la implementación que el desarrollo a medida.
• El desarrollo a medida genera mayor dependencia del proveedor que el software listo.

Existirán pocos casos en los que las consideraciones expuestas no se cumplan, y habrá muchas más, pero la solución adecuada entre Software listo o Desarrollo a medida se encuentra en reflejar internamente la importancia de cada una de las consideraciones en la organización, por ejemplo:

• Si en una organización el tiempo es más importante por motivos de cumplir con algún contrato o reglamentación legal, el software listo será la mejor opción, aún cuando se deje de lado solucionar la mayor cantidad de problema o necesidades de cambio.
• Si la actividad principal de la empresa es muy específica y se requiere solucionar múltiples problemas, o funcionar mas cercanamente al “know how” interno, el desarrollo a medida es la opción a escoger, aún cuando esta elección implique mayor tiempo de implementación, mayor esfuerzo interno, mayores recursos financieros; esto debido a que seguramente el desarrollo a medida generará resultados positivos en mayor proporción a las consideraciones negativas.

Se dan opciones de combinar entre listo o a medida, mientras mejor se pueda aprovechar de esta combinación será mejor el resultado, el software listo se intensificará en aquellas actividades estándar y el desarrollo a medida en aquellas actividades especiales o en las que se desee diferenciar del resto.

Qué tipo de plataforma quiero? que base de datos? licenciada o libre?

La respuesta dependerá de la penetración que exista de los diferentes tipos de software, bases de datos y tipos de comercialización en cada país o zona geográfica, y del acceso a soporte que se tenga en el mercado informático local.

No es remendable incursionar en una plataforma, base de datos o forma de comercialización que no tenga el suficiente soporte local o que no pueda garantizar una tiempo de respuesta adecuado, tomando en cuenta que se está colocando el soporte de gestión y control de la organización a esa plataforma o base de datos.

Cómo se va a implementar el software?

Siempre habrá diferentes formas en las que el proveedor ofrece realizar la implementación, mismas que mayoritariamente… estarán en función del proveedor.

No debe de dejarse de tomar en cuenta que implica internamente la implementación ofrecida, de acuerdo a cada organización y a cómo funciona debe aceptarse la forma de implementar.

Entre las diferentes formas hay:

• switch off – switch on, implica dejar sin funcionamiento al sistema actual el momento que entra en funcionamiento el nuevo software.
• modular, se inicia el nuevo software por módulos, es decir el actual coexiste con módulos del nuevo software.
• por zonas, el nuevo software es iniciado cronológicamente por zonas

Hay combinaciones entre las diferentes formas de implementar, pero en todas debe exigirse un ambiente de pruebas y certificación previo al proceso de implementación, mismo que debe ser certificado por un equipo conformado de usuarios y delegados del proveedor, si no se lo hace en conjunto puede  que en la fase de entrega y puesta en producción se extienda el plazo o presentar problemas ocultos de programación o parametrización.

Como voy a recibir el soporte del proveedor?

El servicio de soporte debe cubrir los riesgos que conlleva la suspensión del funcionamiento del software a comprar, siendo que debe haber respuesta inmediata 24 horas 7 días a la semana para actividades que puedan generar grandes pérdidas o consecuencias a la organización, dejando tiempos de respuesta más permisibles para actividades menos riesgosas.

Como por ejemplo, en actividades de alta disponibilidad de servicio, como en la gestión de tráfico aéreo, se requiere servicios de soporte exigentes, o en casos de software administrativo-contable la pérdida del servicio no es crítico, por lo que el tiempo de respuesta puede ser de más de 24 horas después de notificada la falla.

En caso de tener consultas u observaciones sobre procesos de adquisición de software, será un gusto poder conversar al respecto.

andres.fabrizio.lopez@gmail.com